【學習策略講座】快速編輯文件與報告的10個小秘方

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講座主題：快速編輯文件與報告的10個小祕方
主講者：國立屏東教育大學 視覺藝術學系 李學然 老師
講座時間：2013/11/18
祕訣一　中文寫作開頭空格

通常中文的寫作，會在每段的開頭，空兩個字元，一般人會使用四次空白鍵，或者是用全形的兩次空白鍵，雖然一樣是開頭兩個字元的空格，但在下一段開始時，又要再按一次。

比較正確的用法是按 [ Tab ] 鍵，就會自動空兩格的字元。
優點：每到下一段落，會再自動空兩格的字元




秘訣二　段落和換行的差別

一般在一段話打完之後，會習慣按［Enter］，但按下［Enter］會直接換到新的段落，如果是同一個段落要換行的話，要按［Shift］＋［Enter］


秘訣三　行距編輯

在「常用」或「版面配置」選單頁面下，點選「段落」對話方塊
  • 行距：行與行之間的距離，可以「行高」控制段落
  • 間距：段落與段落之間的距離





秘訣四　板面配置

一般ＷＯＲＤ打開使用，會是以Ａ４大小來進行文字的編輯和進行列印，但有時因應不同的需求，不一定使用Ａ４大小，這時從上面的板面配置去進行變更
1.直書（中式寫作方法）與橫書（西式寫作方法）
2.大小，以何種紙張大小去進行編輯
3.方向，選擇紙張直式或者橫式，並可套用於同一檔案的不同頁面

    秘訣五　縮排與凸排

    縮排指的是段落整體與版面邊界比較，內縮的距離。數值可以是正值或負值。
    凸排指的是每個段落第一行，與其他行相比，凸出的距離。換句話說，也是其他行與第一行相比，內縮的距離。
    這些在尺規中可以被標示出來。


    秘訣六 文字取代








    如文章中的某一字，或者詞，要變更成其他的詞語取代時，從常用的最右邊，點取代，在「尋找目標」的欄位中，打上所要變更的詞語，在「取代為」的欄位中，打上所要替換成的詞語，再按「全部取代」即可。

    若無法確定全部字詞均需取代，可以只按下「取代」，一筆一筆尋找後，確認再按下「取代」，無需取代者可跳過，尋找下一筆。

    優點：可以快速變更文章中的詞語，尤其在長篇文章中特別好用。


    秘訣七　文章段落編號



    [常用] 索引標籤上，其中有一區塊為[段落]，在段落區塊的最上方，第一個是項目的符號，第二個是編號，第三個是多層次編號。

    如已建好的編號要替換，只要選取要替換的編號，右鍵＞編號，再選取要換成的編號即可。

    根據預設，如果輸入星號或編號 1.(無論全形或半形)，再按下Enter，Word 會認為您想要開始項目符號或編號清單。閃電符號出現時，您可以關閉自動清單辨識功能。


    秘訣八　複製格式

    您可以使用 [常用] 索引標籤上的 [複製格式] 來套用文字格式及某些基本的圖形格式，例如框線與填滿。
    1.選取具有您要複製之格式的文字或圖形。若要複製文字格式，請選取段落的某部分。若要複製文字與段落格式，請選取整個段落，包括段落標記在內。 

    2.在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中，按一下 [複製格式]。滑鼠指標會變成刷筆圖示。如果要變更文件中多個選取範圍的格式，請按兩下 [複製格式] 按鈕。

    3.選取要格式化的文字或圖形。

    4.若要停止格式化，請按 ESC。 

    如果是圖形，則 [複製格式] 對於快取圖案等繪圖物件的效果最佳。但是，您也可以複製圖片的格式 (例如圖片的框線)。

    [複製格式] 無法複製文字藝術師文字的字型與字型大小。


    秘訣九　樣式設定

    當設定好文字的格式之後（字型、大小……），可以將此文字的格式，設定成樣式，之後當需要用到此格式的段落時，可以直接套用，不需要重新設定

    方法：
    選取設定好格式的文字，在[常用] 索引標籤列中，其中有一個區塊是［樣式］，內建已經有好幾種不同的樣式可以選擇，在這幾個樣式旁邊，有一個像下階層的箭頭，點它選取［將選取項目另存為新的快速樣式］


    秘訣十　階層

    使用 Word 以「整頁模式」書寫完成且完成格式設定的論文或報告，想要自動產生目錄，應該如何操作呢？由於「整頁模式」編輯的文章，所有輸入的文字都被視為內文，想要自動產生目錄，必須自己設定標題，這裡說明使用「大綱模式」設定階層並自動產生目錄的方法。

    1.開啟已經編輯完成的文章，舉例來說，文章中使用大寫的數字「壹、貳…」表示最高層標題，以數字「一、二…」表示次高層標題。
    2.點選「檢視 > 大綱模式」，準備將最高層標題設定為「階層1」，次高層標題設定為「階層2」，以便將自動產生目錄。
    3.選取第一個最高層標題文字「壹、研究動機」，並點選「大綱階層 > 階層1」。



      1. 依序將所有的最高層標題都設為「階層1」。
      2. 選取次高層標題文字，如「一、安裝」，依序將所有的副標題都設為「階層2」。
      3. 點選「顯示階層 > 顯示階層2」，可以顯示「階層1」和「階層2」，並隱藏內文，如圖示。




      秘訣十一　目錄製作

      從參考資料的欄位，點目錄，下方會出現選單，選擇手動目錄，即可在頁面中插入一個目錄表，目錄中的每個標題皆可修改，如目錄中的項目要進行縮排，只要選取起來，按［Tab］即可（詳情請看秘訣四）


      秘訣十二　讓下一章節從下一頁開始

      從插入－＞分頁符號
      這個功能，會讓你在分頁符號下輸入的內容，一律跳到新的下一頁開始
      優點：不需要按空白鍵來轉到下一頁，也不會像空白鍵一樣有如果進行內容的編輯之後，要重新調整版面的問題


      秘訣十三　圖片壓縮

      插入照片以後，雖然已經把照片縮成很小張，檔案的大小還是和未縮小時一樣，只有使用壓縮圖片的功能，才能將檔案縮小。

      1.以滑鼠選取照片，準備壓縮照片。


      2.點選「圖片工具格式 > 壓縮圖片」，準備壓縮插入的照片。


      3.按選項，進入壓縮設定的視窗，選擇要輸出的目標跟設定



      秘訣十四　圖片擺放到正確位置

      若要使圖片如同文字一般座落於正確位置，不會亂跑，方法如下：

      1. 首先設定圖片格式，配置文繞圖方式，選擇「與文字排列」
      2. 再將格式〉段落〉行距，選擇「單行間距」

      優點1：圖片不會只出現一半(行距限制的關係)
      優點2：圖片不會跑到文件範圍以外(文繞圖的關係)
      優點3：容易並排圖片(當做文字編輯)


      祕訣十五　圖文並列

      1. 若要使文字與圖片並列，建議使用表格編排。方式如下：
      2. 創造兩欄或三欄表格後
      3. 將文字與圖片分別置入各儲存格
      4. 到框線與網底處，設定無框線


      秘訣十六　圖表製作

      1.從上方插入的欄位裡，點選圖表，會出現圖表的視窗，可以從視窗中，去選擇所要使用的圖表


      2.當選好圖表之後，ＷＯＲＤ會自動開出ＥＸＣＥＬ，可在這個ＥＸＣＥＬ裡面，去輸入圖表的數值資料進行編輯


      優點：可以輕易的進行表格的編輯和數據輸入，而且不需要另外開一個ＥＸＣＥＬ去做圖表，也不需要另外存一個ＥＸＣＥＬ的檔案



      3.如果不小心將ＥＸＣＥＬ關掉，或者是想修正數據資料的時候，點圖表右鍵，選擇［編輯資料］，會再將ＥＸＣＥＬ打開，即可進行編輯

      秘訣十七　快速鍵列表

      功能
      快速鍵
      全選
      ［Ctrl］＋［A］
      複製
      ［Ctrl］＋［C］
      剪下
      ［Ctrl］＋［X］
      貼上
      ［Ctrl］＋［V］
      開新檔案
      ［Ctrl］＋［Ｎ］
      開啟舊檔
      ［Ctrl］＋［Ｏ］
      存檔
      ［Ctrl］＋［S］
      字型粗體
      ［Ctrl］＋［B］
      斜體
      ［Ctrl］＋［I］
      底線
      ［Ctrl］＋［U］
      文字置左
      ［Ctrl］＋［L］
      置中
      ［Ctrl］＋［E］
      置右
      ［Ctrl］＋［R］
      還原（上一步）
      ［Ctrl］＋［Z］
      列印
      ［Ctrl］＋［P］
      開啟舊檔
      ［Ctrl］＋［F2］



      (撰稿者：李學然 老師)


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